Порядок приема граждан

Приложение 1
к приказу Генерального Прокурора РК
от «16» ноября 2011 года № 109
Правила
учета обращений физических и юридических лиц
1. Общие положения
1. Настоящие Правила учета обращений физических и юридических лиц (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 5 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 2003 года «О государственной правовой статистике и специальных учетах» в целях реализации пункта 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» (далее - Закон) и регламентируют порядок:
учета обращений физических и юридических лиц государственными органами, органами местного государственного управления, юридическими лицами со 100% участием государства (далее - субъекты), которые вправе рассматривать и принимать решения по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с их компетенцией;
предоставления государственными органами, органами местного государственного управления, должностными лицами и Центрами обслуживания населения (далее – ЦОН), в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан (далее – Комитет) и его территориальных органов учетных сведений об обращениях физических и юридических лиц.
2. Порядок учета обращений
2. Обращение физического и юридического лица (письменное, устное, с личного приема, в электронном виде), учитывается в ведомственной автоматизированной информационной системе (далее - АИС) субъекта.
В случае отсутствия АИС обращение регистрируется в Журнале учета обращений физических (юридических) лиц (приложение 1 к настоящим Правилам) и заполняется бумажный вариант карточки учета обращения, который направляется в вышестоящий орган субъекта для ввода учетных сведений по обращению в АИС.
Учет обращения осуществляется путем заполнения соответствующих полей в электронной учетной форме - карточке учета обращения физического (юридического) лица (далее – карточка учета обращения, приложение 2 к настоящим Правилам) либо ведомственной информационной учетной форме, включающей в себя перечень учетных сведений карточки учета обращений в день его поступления субъекту и отражения их сведений в государственной правовой статистической отчетности.
Регистрационный номер обращения присваивается автоматически в сквозном порядке, который состоит из аббревиатуры, начальной буквы фамилии подписавшего обращение и порядкового номера.
Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса «ФЛ», начальной буквы фамилии автора и порядкового номера в карточке учета обращения.
Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса «ЮЛ», начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение и порядкового номера в карточке учета обращения.
Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АНМ» и порядкового номера в карточке учета обращения.
Регистрационный номер коллективного обращения состоит из буквенного индекса «К/Е» и порядкового номера в карточке учета обращения.
При регистрации повторного обращения и дубликата обращения в регистрационном номере указывается номер первого обращения, с указанием признака повторности (1, 2, 3).
Дубликат обращения – экземпляр обращения, имеющий одинаковую с подлинником текст и юридическую силу.
Перед учетом обращения осуществляется проверка по АИС и устанавливается: не является ли обращение повторным либо дубликатом предыдущего обращения.
Субъект, должностное лицо обеспечивает сохранность учетных сведений об обращениях физических и юридических лиц (письменное, устное, с личного приема, в электронном виде) в АИС в течение срока, установленного законодательством Республики Казахстан для письменных обращений.
Государственными органами и органами местного государственного управления не учитываются обращения физических и юридических лиц, поступившие из ЦОН в рамках оказания государственных услуг, предусмотренных в Реестре государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам, утвержденном постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 июля 2010 года № 745 (далее – Реестр), за исключением обращений, которые непосредственно поступили в государственные органы и органы местного государственного управления.
Обращения физических и юридических лиц, поступившие в ЦОН в рамках оказания государственных услуг, предусмотренных в Реестре, подлежат учету ЦОНами в Информационной интегрированной системе ЦОН, с отражением результатов рассмотрения обращения (удовлетворено, отказано) в карточке учета обращения.
Не подлежат учету в соответствии с настоящими Правилами служебные документы, поступившие из одного государственного органа в другой.
3. Регистрация и учет обращения осуществляется в день приема в соответствии с пунктом 2 настоящих Правил.
4. Физическому лицу (представителю) или представителю юридического лица, непосредственно обратившемуся письменно к субъекту, выдается талон установленной формы (приложение 3 к настоящим Правилам) с указанием даты и времени регистрации, уникального номера, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.
Уникальный номер формируется автоматически программой из первых 11 цифр кода органа, зарегистрировавшего обращение (реквизит 1 карточки учета обращения) и цифровых индексов регистрационного номера (реквизит 8 карточки учета обращения) и состоит из 17 знаков:
1) первой парой обозначается код области (города республиканского значения, столицы);
2) второй парой – код района (города областного значения, город районного значения);
3) третьей парой – код сельского округа;
4) цифрами с 7 по 11 – код ведомства;
5) цифрами с 12 – 16 знаков порядковый номер регистрации обращения в АИС;
6) последней цифрой признак повторности или дубликата обращения.
Например, уникальный номер обращения, поступившего в отдел образования акимата по Алматинскому району города Астана, выглядит следующим образом: 7111000142200015,0. В данном случае
71 – код г. Астана,
11 – код Алматинского района г. Астана,
00 – отсутствие принадлежности к сельскому округу,
01422 – код органа,
00015 – цифровой индекс регистрационного номера,
0 – признак повторности или дубликата.
Код органа используется из справочника субъектов автоматизированной информационной системы «Единый учет обращений лиц» (далее – ЕУОЛ).
5. В случае постановки в обращении нескольких вопросов, среди которых имеются вопросы не входящие в компетенцию рассмотрения субъекта, должностного лица, то ими данное обращение регистрируется и разрешается, в соответствии со своими полномочиями в сроки, установленные статьей 8 Закона.
Одновременно, для рассмотрения других вопросов, разрешение которых не входит в его компетенцию копия обращения направляется по компетенции другому субъекту, должностному лицу в соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Данное обращение учитывается как рассмотренное и перенаправленное в другой орган.
Обращение, поступившее из вышестоящего органа в нижестоящий, по которому ответ заявителю дается за подписью руководителя вышестоящего органа, в нижестоящем органе учету не подлежит.
6. В соответствии с настоящими Правилами учитываются:
1) обращение физического и юридического лица, перенаправленное на рассмотрение в субъект депутатом Парламента Республики Казахстан, областного, городского и районного маслихата (далее - депутат) или другим субъектом;
2) обращения депутатов не оформленные в виде депутатского запроса.
7. Срок рассмотрения обращения исчисляется со дня поступления обращения субъекту.
8. Должностное лицо субъекта обеспечивает своевременность, полноту, достоверность регистрации обращения, достоверность, полноту и своевременность предоставления учетных сведений об обращении физического (юридического) лица в Комитет и его территориальные органы.
3. Порядок предоставления субъектами учетных сведений об обращениях
физических и юридических лиц в электронном формате
9. Государственные органы и органы местного государственного управления, ЦОНы, должностные лица предоставляют в Комитет и его территориальные органы, учетные сведения об обращениях физических и юридических лиц, зарегистрированных в текущем месяце, а также по зарегистрированным ранее обращениям, по которым принимались решения в текущем месяце, ежемесячно до 24 часов первого рабочего дня следующего месяца в электронном формате из ведомственных информационных систем субъекта по регистрации обращений.
Субъекты, использующие информационную систему «Единая система электронного документооборота» (далее – ЕСЭДО), предоставляют учётные сведения об обращениях физических (юридических) лиц в Комитет и его территориальные органы путем выгрузки сведений из ЕСЭДО в формате ЕСЭДО.
В случае отсутствия зарегистрированных обращений в отчетном периоде, субъектом направляется соответствующее письмо в Комитет или его территориальные органы.
10. Учетные сведения предоставляются:
1) районными субъектами в областные субъекты;
2) областными и межрегиональными субъектами в территориальные органы Комитета с учетом сведений подчиненных субъектов, филиалов межрегиональных департаментов;
3) аппаратами акимов района в городе, городов районного значения, поселка, аула (села), аульного (сельского) округа в районные акиматы;
4) районными акиматами (города областного значения), аппаратами акимов районов в городе республиканского значения (столицы) в территориальные органы Комитета;
5) управлениями и аппаратами областных акиматов (города республиканского значения, столицы) в территориальные органы Комитета;
6) Республиканскими государственными органами, комитетами министерств в Комитет.
11. На основе сводных сведений, поступивших от субъектов, Комитетом ведется централизованный банк данных об обращениях физических и юридических лиц.
4. Порядок заполнения карточки учета обращения
12. В карточке учета обращения подлежат отражению следующие учетные сведения:
в реквизите 1: код и наименование субъекта, должностного лица, зарегистрировавшего обращение (обязательный для заполнения);
в реквизите 2: фамилия обратившегося физического лица. При подаче коллективного обращения, в данном реквизите указывается фамилия первого подписавшегося (обязательный для заполнения);
в реквизите 3: имя обратившегося физического лица либо инициал (обязательный для заполнения);
в реквизите 4: почтовый адрес физического либо юридического лица (обязательный для заполнения), при подаче коллективного обращения указывается адрес первого подписавшегося лица в случаях, если не указан адрес, на который необходимо отправить ответ;
в реквизите 5: наименование обратившегося юридического лица (обязательный для заполнения);
в реквизите 6: статус обратившегося лица, если об этом в обращении имеются сведения (код статуса указывается согласно Приложению 4 к настоящим Правилам) (необязательный, заполняется если указано);
в реквизите 7: уникальный номер, который заполняется в соответствии с требованиями части 2 пункта 4 настоящих Правил и должен соответствовать номеру, указанному на талоне (не обязательный для заполнения);
в реквизите 8: регистрационный номер и дата регистрации обращения (обязательный для заполнения);
в реквизите 9: исходящий номер дата отправки обращения юридического лица (необязательный, заполняется если указано);
в реквизите 10: код формы обращения: (1) - бумажный, (2) - электронный, (3) – на личном приеме (обязательный для заполнения);
в реквизите 11: причина повторности обращения: (необязательный для заполнения) (причина повторности указывается согласно приложению 5 к настоящим Правилам);
в реквизите 12: признак повторности или дубликата обращения, проставляется число, означающее количество повторности или дубликатов. Например, «4» означает, что по основному обращению поступил четвертый дубликат (необязательный, заполняется в случае поступления повторного обращения или дубликата);
в реквизите 13: код вида обращения указывается согласно приложению 6 к настоящим Правилам. Для обеспечения точного отражения вида обращения необходимо ориентироваться на содержание обращения (обязательный для заполнения);
в реквизите 14: код языка обращения: (1) - государственный, (2) - официальный, (3) –иной (обязательный для заполнения);
в реквизите 15: наименование органа, действия которого обжалуются. Данный реквизит заполняется из справочника субъектов ЕУОЛ. В том случае, если в обращении не идет речи об обжаловании действий какого-либо государственного органа, проставляется код (0000000000000000) (обязательный для заполнения);
в реквизите 16. Фамилия, инициалы должностного лица, действия которого обжалуются (необязательный, заполняется если указано);
в реквизите 17: характер вопроса обращения (код вопросов обращения указывается согласно справочнику характера вопросов, используемого в ЕСЭДО. Органами прокуратуры указывается код, согласно справочнику характера вопросов Единной информационно-аналитической системы Генеральной прокуратуры Республики Казахстан). По обращениям, в которых затрагиваются несколько вопросов разного характера, соответствующие им коды указываются через запятую (обязательный для заполнения);
в реквизите 18: наименование субъекта, должностного лица, от которого поступило обращение. Реквизит заполняется только в том случае, если обращение физического или юридического лица перенаправлено из другого государственного органа по компетенции либо территориальности (код субъекта, откуда поступило обращение, указывается из справочника государственных органов, либо в случае отсутствия в ручную) (необязательный для заполнения);
в реквизите 19: если обращение поступило из вышестоящего органа отмечается «да», если обращение поступило не из вышестоящего органа – «нет» (обязательный для заполнения);
в реквизите 20: краткое содержание обращения (обязательный для заполнения);
в реквизите 21: дата окончательного срока исполнения обращения (обязательный для заполнения);
в реквизите 22: Ф.И.О. сотрудника субъекта, являющегося исполнителем по обращению (обязательный для заполнения);
в реквизите 23: код направления обращения на исполнение другому субъекту: (1) - в нижестоящий орган, (2) – в вышестоящий орган, (3)- по подведомственности, (4) - в государственные органы других стран, (5) - направлен запрос в (заполняется в случае направления запроса в ходе рассмотрения обращения) (необязательный для заполнения);
в реквизите 23.1: указывается код и наименование государственного органа, куда направлено обращение в рамках оказания государственных услуг (необязательный, заполняется из справочника субъектов ЕУОЛ). Данный реквизит заполняется ЦОНом;
в реквизите 24: принятое решение по обращению (код решения по обращению указывается согласно приложения 7 к настоящим Правилам) (обязательный для заполнения);
в реквизите 25: о направлении запроса в другой орган в ходе рассмотрения обращения (пункт 2 статьи 9 Закона) (заполняется в случае направления запроса в другой орган в ходе рассмотрения обращения);
в реквизите 25.1: дата направления запроса;
в реквизите 26: срок продления исполнения обращения (необязательный, заполняется если указано);
в реквизите 27: дата направления ответа обратившемуся лицу либо перенаправления обращения в другой орган (обязательный для заполнения);
в реквизите 28: исходящий номер сопроводительного письма о направлении ответа обратившемуся лицу либо перенаправления обращения в другой орган (обязательный для заполнения);
в реквизите 29: количество лиц, привлеченных к дисциплинарной ответственности по результатам рассмотрения обращений;
в реквизите 30: количество лиц, привлеченных к административной ответственности по результатам рассмотрения обращений;
в реквизите 31: фамилия, инициалы сотрудника внесшего учетные сведения об обращении в АИС субъекта (заполняется автоматически программой). В бумажном варианте карточки учета обращений физических и юридических лиц указывается фамилия сотрудника заполнившего карточку.
Реквизиты с 1 по 20 заполняются при регистрации обращения, реквизиты 21 и 22 заполняются после рассмотрения руководством, реквизиты с 23 по 31 заполняются при исполнении (в случае взятия обращения на контроль) или после исполнения.
5. Корректировка учетных сведений об обращениях
13. В случае выявления ошибки в учетных сведениях об обращениях после их направления в Комитет или его территориальные органы, субъект корректирует указанные сведения в АИС и направляет откорректированные учетные сведения в Комитет или его территориальные органы на момент выявления ошибки, в котором была выявлена ошибка.
Направление откорректированных сведений сопровождается письмом субъекта с пояснением причин внесения корректировок